Etiopiaklubbens årsmøte 4.august, 2001 vedtok følgende vedtekter for klubben, med endringer på årsmøtet 5. august 2006 og årsmøtet 7.august 2011.
§1. Etiopiaklubben
Etiopiaklubben er en interesseorganisasjon for adoptivsøkere, adoptivbarn og deres familier. Andre med særlig interesse for, eller tilknytning til Etiopia og utenlandsadopsjoner er velkomne som medlemmer.
§2. Formål
Klubbens hovedsiktemål er å være bindeledd mellom norske familier med barn adoptert fra Etiopia. Som ledd i dette arbeidet skal klubben minst en gang i året arrangere landssamlinger. Klubben skal også være et aktivt informasjonssenter for medlemmene og nye søkere.
§3. Årsmøtet
Etiopiaklubbens høyeste myndighet er årsmøtet som holdes hvert år i juli/august måned.
Årsmøtet innkalles av styret med minst én måneds varsel. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest to uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest én uke før årsmøtet.
Alle lagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre til å være til stede (uten stemmerett).
Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Ingen har mer enn én stemme, og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt.
Årsmøtet kan fastsette og endre klubbens vedtekter ved minst 2/3 flertall. Forslag til vedtektsendringer må sendes skriftlig til alle medlemmer.
På årsmøtet kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på sakslisten senest én uke før årsmøtet. Andre saker som ikke står på sakslisten (“Eventuelt”) kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare tas i forbindelse med vedtak om godkjenning av saksliste.
Årsmøtet ledes av valgt dirigent. Dirigenten behøver ikke å være medlem av klubben.
Årsmøtet skal
• behandle styrets beretning
• behandle klubbens regnskap i revidert stand
• behandle forslag som er kommet inn
• fastsette kontingent
• orienteres om styrets budsjettforslag for neste årsmøteperiode
• orienteres om hjelpeprosjekter
• orienteres om neste års Etiopiatreff
Valg
• leder for Etiopiaklubben velges for ett år
• 6 styremedlemmer velges for to år. For å sikre kontinuitet i styrets
arbeid skal det alterneres mellom å velge tre og tre medlemmer av
styret hvert år
• revisor velges for ett år
• leder for valgkomiteen velges for ett år
• 2 medlemmer til valgkomitéen velges for ett år
§4. Kontaktpersoner
Etiopiaklubben skal ha lokale kontaktpersoner som skal fungere som et bindeledd mellom styret og medlemmene. Styret har ansvar for å utpeke de lokale kontaktpersonene.
§5. Hjelpeprosjekt
Klubben vil støtte hjelpetiltak i Etiopia, i overensstemmelse med Adopsjonsforums målsetting. Årsmøtet får orientering om hjelpeprosjektene, og kan etter alminnelig flertallsbeslutning foreslå nye, eller avbryte prosjekter. Oppfølging av hjelpeprosjekter som klubben støtter, skjer gjennom prosjektgruppe(r) utpekt av styret. Prosjektgruppe(ne) skal avlegge rapport om sitt arbeid på hvert årsmøtet. Styret skal også holdes orientert om arbeidet i årsmøteperioden.
§6. Oppløsning
Forslag om å oppløse Etiopiaklubben skal fremmes skriftlig minst 14 dager før årsmøtet. Vedtak om oppløsning krever 2/3 flertall. Eventuelle midler overføres til Adopsjonsforum for hjelpetiltak i Etiopia.
